Compras y Abastecimientos

I.- FUNCION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS.

1.- Objetivos.

El establecimiento estándar de los objetivos generales de la función de las compras es obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida, para su envío en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempeñe su trabajo con puntualidad), prestando el servicio correcto (tanto antes como después de la venta) y al precio conveniente.

2.- Responsabilidad y Delegación.

Una vez que se han diseñado las estrategias, deben integrarse mediante alguna organización estructural, cualquiera que sea el diseño seleccionado debe existir delegación dentro de la organización. La estructura de esta organización está basada en diversos niveles organizacionales, flujos de información y metas organizacionales, ejecutadas de acuerdo con planes estratégicos y procedimientos de delegación; todos son segmentos importantes de la integración de metas estratégicas y objetivos de la organización.

3.- Centralización comparada con descentralización.

Si una empresa considera las compras sobre una base descentralizada, los gerentes de departamentos específicos manejarán sus propias compras. La ventaja es que el usuario conoce, las necesidades de su departamento mejor que ningún otro. Puede ser más rápido, ya que cuando un departamento necesita algo, el gerente toma el teléfono y lo ordena.

Las ventajas de las compras centralizadas son mayores en comparación con las compras descentralizadas.

En las compras centralizadas, se ha establecido que una persona o un departamento independiente y específico tiene autoridad para toda (con excepción de compras muy poco usuales) compra. Las ventajas que se obtienen de las compras centralizadas son:

- Es más fácil estandarizar los artículos comprados si las decisiones de su compra se hacen por medio de un punto de control central.

- Elimina la duplicación administrativa. En lugar de que cada departamento suscriba una orden de compra por focos, el departamento de compras hace una sola orden de compra para los requerimientos totales de la empresa.

Al combinar los requerimientos de diversos departamentos, el comprador puede ir con el vendedor y considera un pedido por una cantidad que es lo suficientemente grande como para atraer en verdad el interés del vendedor.

También puede haber ahorros en los fletes, debido a que el embarque se puede efectuar en cantidades que abarquen carro completo.

En periodos de escasez de materiales, un departamento no compite con otro por el abastecimiento disponible ya que esta acción puede hacer que el precio aumente.

administrativamente es más eficiente para los vendedores, debido a que no necesitan atender a varias personas dentro de la compañía. En vez de esto, tienen “contacto” con el gerente de compras.

4.- Especialización en la Función de Compras.

Para organizaciones de compras mayores, la separación funcional usual identifica las cuatro actividades especializadas:

- Compra y Negociación.

Este personal localiza los vendedores potenciales, analiza sus capacidades como vendedores, selecciona los vendedores y determina precios, términos y condiciones en los acuerdos que hace con los vendedores. Esta actividad normalmente está especializada por el tipo de artículo que será comprado; esto es, materias primas, combustibles, bienes de capital, etc.

- Seguimiento y Expedición. Este grupo toma los acuerdos de compra y controla la forma en que el

vendedor cumple su cometido en cuanto al envío y a los requerimientos de calidad, para evitar cualquier sorpresa perjudicial. Si se presentan problemas, este grupo presiona y ayuda al vendedor para resolverlos.

Administración. Este grupo maneja la preparación física y el seguimiento rutinario de los documentos formales de compra, conserva los datos necesarios requeridos para operar el departamento y prepara los informes periódicos necesarios para la alta gerencia y el personal que administra los materiales.

Investigación de Compras. Este grupo trabaja sobre proyectos especiales relacionados con la recopilación, clasificación y análisis de los datos necesarios para tomar mejores decisiones de compra.

5.- Valores.

La Asociación Nacional de Agentes de Compras (National Association of Purchasing Agents) ha formulado ciertos principios y normas en las compras:

a). Considerar, primero, los intereses de su compañía en todas las operaciones y practicar y creer en sus normas establecidas.

b). Ser receptivo a los consejos competentes de sus colegas y ser guiado por tales consejos sin perjudicar la dignidad y responsabilidad de su puesto.

c). Comprar sin prejuicios, buscando obtener el máximo valor final para cada dólar gastado.

d). Luchar consistentemente por conocer los materiales y procesos de fabricación, y establecer métodos prácticos para conducirse en su puesto.

e). Apegarse a la honradez y a la verdad al comprar y vender, y denunciar todas las formas y manifestaciones de cohechos comerciales.

f). Otorgar una rápida y cortés recepción, hasta donde las condiciones lo permitan, a todos los visitantes en misión de negocios honrada.

g). Evitar prácticas deshonestas.

h). Aconsejar y ayudar a sus colegas agentes de compras en el desempeño de sus derechos, siempre que se presente la ocasión.

i). Cooperar con todas las organizaciones y con todos los individuos dedicados a actividades diseñadas para aumentar y enaltecer las compras.

6.- Aspectos Éticos de las Compras.

El campo de las adquisiciones es uno en el cual se encuentran tentaciones para seguir una conducta no ética.

Algunos vendedores prometen una participación a los agentes de compras si el contrato es concedido a la compañía que representan. El asunto de si aceptar o no tales obsequios está sujeto a controversia. Además de los agentes de compras, otros individuos pueden ser blanco de vendedores no éticos. En ocasiones se ponen en contacto con los ingenieros para influir sobre el diseño de un producto de manera que sólo un proveedor pueda cubrir las especificaciones. Al personal de investigación y desarrollo se le puede influir para que especifiquen ciertas características en el producto que sólo puede cubrir un solo proveedor. Con frecuencia los vendedores crean problemas de ética de otro tipo. A continuación siguen algunas actividades sobre las que en lo general se ha acordado que son no éticas y/o ilegales:

- El arreglo de precios.

- Coludirse los proveedores al hacer cotizaciones.

- Sabotaje de los productos de un competidor que se han dejado como prueba con el comprador.

- Envío de muestras de productos de calidad mucho más elevada que la de los productos que se fabricarán y entregarán.

- Uso de publicidad engañosa con relación a productos y precios.

II.- SISTEMA DE INFORMACION PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS.

1. Relaciones con la organización.

La función de compras es un servicio que da apoyo a las actividades de otras operaciones. A su vez recibe ayuda de otras unidades operantes. El funcionamiento eficiente requiere de un flujo constante y confiable de información entre los departamentos involucrados. En la siguiente figura se describe la relación de la estructura de las compras con otras partes del sistema de producción. Las líneas punteadas representan el intercambio de

información; las líneas continuas muestran el movimiento del dinero y los materiales.

2. Control de calidad

En las últimas décadas se dio un significado muy especial a la calidad. En tanto, nuevos conceptos tales como MRP(planeación de requerimientos de material) y JIT (justo a tiempo) han revolucionado la cantidad, envío y aspectos de inventario de la administración de materiales, también se requiere de una nueva actitud hacia la calidad. Cuando no se dispone de seguridad en el almacén y se necesita que los artículos lleguen justamente antes de su uso, su calidad debe ser totalmente aceptable.

Para comprender el papel de la calidad y su obtención es necesario determinar cómo se definen las necesidades, qué es lo que constituye la mejor compra y qué acción tomar por parte de los compradores para asegurar la calidad correcta en lo abastecido.

La mejor compra

La decisión sobre lo que se debe comprar abarca algo más que equilibrar las diferentes consideraciones técnicas. La mejor compra considera la necesidad de un cierto nivel mínimo de adaptabilidad, pero toma en consideración el costo y la posibilidad de obtenerlo, así como el transporte y la disponibilidad.

Control de la calidad

Los tres principales factores en la decisión de una compra son:

a) la calidad del producto;

b) el servicio que da el producto y;

c) el precio que se paga por el producto.

3.- Requisición: importancia en la claridad de la información y flujo.

- Recibir requisiciones: Las requisiciones de compra las formula el personal de todas las áreas funcionales de la empresa. En las formas de las requisiciones aparece información respecto a cuáles y cuántos artículos se desean, cuándo deben estar dispuestos y quién hace el pedido.

- Revisión de las requisiciones: Desde el punto de vista de las compras, el análisis del valor representa un cambio relativamente reciente de la concentración en obtener el mejor precio para determinado artículo a la de obtener el menor costo para cualquier articulo que satisfaga la función.

4.- Planeación y programación de compras.

La planeación de requerimientos de material (MRP) es una técnica de control y planeación de producción en la que se emplea el programa maestro de producción para crea e ordenes de producción y de compra para artículos en demanda independiente. Las ordenes de producción sirven para programar la producción en la planta, las ordenes de compra las utilizan los compradores para garantizar que se les enviará la cantidad adecuada de partes cuando las necesiten. De este modo, la MPR sirve de enlace entre la planeación de producción de la empresa a corto y a mediano plazo y las funciones de programación.

Una vez que se ha determinado el número de unidades a producir dentro del periodo de tiempo especificado, la programación de producción está en posibilidad de dar cifras de requerimientos detalladas de partes y materiales, tanto comprados como producidos, usando los requerimientos de los materiales y sus especificaciones suministradas por el departamento de ingeniería. Las compañías con sistemas de procesamiento de datos integrados, que tienen incorporada información de requerimientos de materiales y sus especificaciones dentro del sistema pueden precisar los requerimientos de materiales para cualquier programa de producción con gran

rapidez. La planeación de requerimiento de materiales se adapta bien al concepto de administración de abastecimiento de materiales.

5.-  Just in time (justo a tiempo)

Es una filosofía aplicable a las operaciones cuyo objetivo es el mejoramiento continuo y la eliminación de perdidas en todas las áreas de la empresa. La meta del enfoque JAT es producir solo lo necesario en la cantidad requerida y el tiempo preciso. La empresa puede aumentar de modo radical la capacidad de respuestas frente a los requerimientos de los clientes y perfeccionar la capacidad para competir en costos, calidad, credibilidad, y flexibilidad y tiempo.

El JAT se basa en cuatro pilares:

1. Atacar los problemas fundamentales.

2. Eliminar despilfarros.

3. Búsqueda de simplicidad.

4. Crear un sistema de identificación de problemas.

6.- Archivo histórico de operaciones

Después de haber pasado por todas las etapas de las compras todo lo que resta para la disposición de cualquier orden es completar los registros del departamento de compras. Esta operación comprende más que reunir y archivar las copias del departamento de compras de los documentos relacionados a la orden y transferir a los registros apropiados la información que el departamento desea conservar. Lo primero es en su mayor parte trabajo de rutina. Lo último es problema de criterio, de que si quieren conservar los registros y por cuánto tiempo.

7.- Importancia de los almacenes.

La función más importante de los inventarios es el aislamiento. Una reserva de materiales se puede usar siempre que un retraso en la etapa precedente amenace con detenerlas operaciones de la etapa siguiente. Las etapas aumentan la duración del ciclo de producción, desde los insumos iniciales hasta la entrega de la producción final.

Las reservas de materiales se emplean para amortiguar el proceso de producción con respecto ala incertidumbre de las entregas de material, para desacoplar las etapas progresivas del desarrollo del producto de interrupciones en etapas anteriores y para proporcionar un flujo continuo de producción terminada que satisfaga las demandas inestables de los clientes.

REFERENCIAS.

·       Cruz, L. (1999). Compras, principios generales. México: Compañía Editorial Continental.

·       Del Río, C. (2002). Adquisiciones y abastecimientos. México: Thomson.

·       Mercado, S. (1996). Compras, principios y aplicaciones. México: Limusa.

·       S.a. (2012) Criterio de selección de proveedores. Consultado el 26 de marzo de 2013 de http://www.crecenegocios.com/criterios-de-seleccion- de-proveedores/