Paqueteria Contable CONTPAQ

4 PAQUETERIA CONTABLE CONTPAQ.

Existe en el mercado de proveedores para servicios contables una empresa llamada CONTPAQi®, de origen en México, con más de 29 años de experiencia, la ciudad de Guadalajara es su oficina Matriz y en el Distrito Federal tiene su oficina corporativa; cuenta con 7 oficinas regionales localizadas en Veracruz, Guadalajara, Monterrey, Mérida, León, Chihuahua y Tijuana, se encuentra su producto en casi todo el país a través de casi 1,500 distribuidores, que forman parte de la cadena de vendedores de esta empresa. Este sistema desarrolla y comercializa sistemas para empresas de fácil manejo bajo un concepto sencillo y que ayuda a las personas a ser más productivas en su operación. Actualmente en México cuentan con una certificación por parte de la autoridad fiscal SAT para ser un proveedor de facturas electrónicas y conocido como PAC (Proveedor Autorizado de Certificación).

Uno de los primeros módulos de esta paquetería contable es el de contabilidad llamado Contpaqi, de uso muy popular entre los profesionales de la materia, ya que es un sistema integrador que facilita y automatiza el proceso de la información contable, financiera y fiscal de la empresa, así como la recepción de los comprobantes fiscales digitales, brindando una visión global del estado de la empresa o negocio.

Está diseñado de acuerdo a las necesidades que existen para los contadores, fiscalistas, auditores, administradores y directores de cualquier perfil de empresas.

Este módulo permite recibir e integrar toda la información contable y fiscal que se genera, tanto en las áreas de nóminas, tesorería, compras, punto de venta, factura electrónica,

etc., y que pueden ser controlados también por los demás módulos especializados que ofrece este proveedor. Para iniciar el uso de este módulo es importante crear la base de datos correspondiente, que va desde dar de alta el nombre de la empresa, asignar los parámetros de uso y consulta, la generación del catálogo contable conforme a la estructura que el área responsable considere.

Su uso ofrece los siguientes beneficios:

• Fácil adaptación para el manejo de la contabilidad.

• Captura de datos de manera ágil y “amigable”.

• Manejo de catálogos sencillos y completos.

• Agiliza la consulta de información contable y financiera.

• Es versátil en la generación de reportes.

• Rápida velocidad en la búsqueda.

• Es eficiente en el cálculo y control del IETU, IVA, DyP y DIOT.

• Se puede usar sólo o integrarlo a los demás módulos facilitando los

procesos.

4.2 Módulo de Nómina y Bancos

Para el control de los movimientos realizados por la administración de recursos

humanos, este proveedor nos ofrece su módulo llamado CONTPAQi® NÓMINAS, conocido como nomipaq, se adapta fácilmente a los procesos de cálculo y registro del personal, ayuda a cumplir con las obligaciones de ley de manera confiable en cuanto el cálculo y hacer el pago al personal en tiempo.

Paquetería desarrollada y diseñada para personal encargado del área de pago de nóminas, contadores y para aquellos encargados de las áreas de recursos humanos de toda la empresa.

Se ofrece en el uso los siguientes beneficios:

• Incluye características para atender las disposiciones recientes de la reforma fiscal, asegurando la presentación correcta de declaraciones.

• Facilita la administración de la nómina al brindar mayor control en los procesos como créditos ante algunas dependencias gubernamentales.

• Cumplir al día con las obligaciones obrero-patronales.

• Crea y modifica las fórmulas utilizadas en el cálculo de nómina para adaptarlas al criterio de la empresa.

• Su herramienta de simulación de conceptos permite conocer y desglosar los cálculos de cada concepto.

• Crea nuevos periodos así como extraordinarios para poder realizar otros cálculos, como aguinaldo, bonos, PTU.

• Actualización de cálculo anual.

• Emite el recibo con datos como: el valor de los conceptos de sueldo, séptimo día y horas extras, etc., que dieron origen al importe final.

• Ágil consulta de la información de la nómina.

• Se integra fácilmente a otros procesos, la información se transfiere a contabilidad mediante un proceso de interfase.

4.3 Módulo de procesos de ventas, compras, inventarios.

Hasta este momento hemos revisado los módulos referentes a contabilidad, nóminas y bancos, los cuales son muy importantes en el desarrollo operativo de la empresa, sin embargo aún falta considerar la parte que genera el negocio que es la comercialización de los productos o servicios que la empresa ofrece, para esta situación la paquetería ofrece el módulo de ADMINPAQ® que es el sistema adaptable a la administración comercial, facilitando la integración de los procesos de ventas, compras, inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y facturación electrónica, permitiendo ser más productivo y poder tomar decisiones oportunas.

Diseñado para empresas comerciales e industriales que requieren control de clientes, inventarios, costos y proveedores, ya que de acuerdo a las necesidades de la empresa se utilizan filtros por tipo, ciudad, vendedor, zona, monto de ventas, etc. Permite contar con un control de cotizaciones de los proveedores para evaluar antes de realizar la compra, cuenta también con un reporte de análisis de precios que permita negociar. Consolida los pedidos por artículo o por cliente en un movimiento. En cuanto a las ventas ayuda a controlar el crédito de los documentos vencidos o por vencer, genera estados de cuenta por antigüedad y se puede pronosticar la cobranza.

Por lo que respecta a los inventarios, a través de sus reportes se puede conocer la existencia de los productos, asignar el margen de utilidad para cada uno, manejar unidades de medida y pesos, series, lotes, hasta tallas, color y estilo, esto al capturar desde el módulo de inventario físico se genera el ajuste de entradas y salidas de almacén y se costea conforme al método seleccionado por la empresa.

Como los demás módulos, el uso de las tablas de Excel® permite el poder generar reportes y obtener información precisa, cuenta con una bitácora de transacciones que también permite un acceso rápido a existencias de productos en almacén. En automático genera las pólizas para CONTPAQ i® CONTABILIDAD y al integrarse contabiliza el costo de lo vendido.

Conclusión.

Este nuevo paquete nos proporciona con estos módulos otra opción ágil, práctica y de bajo precio para empresas pequeñas y medianas principalmente, tiene la facilidad de poder comprarlo y tener acceso desde un usuario hasta más de 5 y tener actualizaciones de manera inmediata, su uso es generalmente conocido entre expertos de las áreas contables y administrativas. Podemos casi asegurar que es de uso común entre la mayoría de contadores y administradores que trabajan en estas áreas, en la cuestión de técnica el hacer respaldos y configuraciones es muy cómodo, no se requieren especificaciones complicadas para su operación. Existen empresas grandes que también lo usa, ya que ofrece un manejo sencillo.

Bibliografía

• CONTPAQi (2010) CONTPAQ i®.

http://brd.unid.edu.mx/contpaqi/

• Contadores impulsa (2013) Impulsa Contpaqi Contabilidad 2013.Promocional.

http://brd.unid.edu.mx/contabilidad-2013/

• Contadores impulsa (2013) Impulsa Contpaqi Nóminas 2013. Promocional.

http://brd.unid.edu.mx/nominas-2013/

• Contadores impulsa (2013) Impulsa Contpaqi Bancos 2013. Promocional.

http://brd.unid.edu.mx/bancos-2013/

 

Paqueteria Contable Aspel

1. PAQUETERIA CONTABLE ASPEL.

Todas las empresas requieren tener el control del buen funcionamiento tanto en operación y contable, pero ¿cómo podría el director general tener la certeza de que la información financiera generada es correcta?, ¿cómo podría el área de contabilidad cumplir con la veracidad y oportunidad que se requiere?, por lo tanto han creado programas como ASPEL.

El sistema ASPEL cuenta una herramienta llamada Aspel SAE, que constantemente se actualiza, se recomienda utilizar la más reciente. La empresa desarrolladora ofrece como cualquier otra una serie de beneficios al utilizar sus productos, aquí se mencionan algunas:

-    Obtener inmediatamente un mejor control sobre el negocio y una significativa reducción en el tiempo invertido, pues la automatización de los procesos optimiza la aplicación de los recursos humanos y tecnológicos, facilitando la supervisión del estado real de la empresa en cualquier momento.

La utilización de esta paquetería permitirá el controlar el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa como: inventarios, clientes, facturación, cuentas por cobrar, vendedores, compras, proveedores y cuentas por pagar; automatizando eficientemente los procesos administrativos relacionados y asegurando el cumplimiento de las disposiciones fiscales.

¿Cómo podemos tener mejor control administrativo en nuestro negocio?.

Al integrar Aspel-SAE en la administración se obtiene inmediatamente un mejor control sobre el negocio y una significativa reducción en el tiempo invertido, pues la automatización de los procesos optimiza la aplicación de los recursos humanos y tecnológicos, facilitando la supervisión del estado real de la empresa en cualquier momento.

También cuenta con el proceso de interfase o interfaz que permite transferir la información al sistema contable (COI), así como PROD y CAJA, la integración de los sistemas Aspel, convierten a Aspel-SAE en un sistema integral para la gestión de negocios que manufacturan, distribuyen y/o comercializan productos o servicios.

1.2 Inicio de operaciones SAE.

Aspel-SAE 5.0 está dotado de múltiples herramientas para facilitar la puesta en marcha y alimentación de los catálogos desde aplicaciones adicionales, el sistema ofrece funcionalidad y facilidad de integración que la empresa requiere, no sólo para operar debidamente sino para cumplir con las obligaciones contables y fiscales, facilitando el poderse enfocar al negocio.

Para instalar una nueva base de datos se deben seguir los siguientes pasos:

1. Instalar la versión más reciente, por ejemplo 5.0 de Aspel SAE.

2. Configurar el sistema creando una nueva base de datos con el asistente

del sistema.

3. Revisar y definir los parámetros necesarios para poder usar el sistema.

El sistema permite elegir el tipo de base de datos con la cual trabajar.

Al concluir la creación de los archivos, el sistema te solicitará la creación de los

parámetros que permiten adaptarlo a las necesidades específicas de la empresa.

En este mismo proceso de definición de parámetros podemos preparar los

catálogos de:

• Clientes y cuentas por cobrar.

• Proveedores y cuentas por pagar.

• Inventarios y/o servicios.

• Compras, productos y lista de productos.

• Facturación.

1.3 Catálogos: vendedores, zonas, precios, clientes, proveedores,

productos y lista de productos

Aspel-SAE 5.0 cuenta con múltiples herramientas para facilitar la captura de información e importación de los catálogos desde hojas de cálculo de Microsoft Excel para una ágil puesta en marcha.

Con Aspel-SAE 5.0 no se necesita nada más, pues el sistema ofrece toda la funcionalidad y facilidad de integración que la empresa requiere, no sólo para operar debidamente sino para cumplir con las obligaciones contables y fiscales, además de permitir atender mejor el negocio.

Se tendrá una integración fácil y eficiente en el registro contable con Aspel-SAE 5.0, pues la interfase con Aspel-COI es en línea y al nivel deseado por el cliente o proveedor con un sólo clic.

1.4 Documentos de compra y documentos de ventas.

Aspel-SAE permite tratar mejor a sus clientes, maneja listas de precios por cliente y funciones CRM (Customer Relationship Management) para conocer sus hábitos de compra y mantenerlo informado fácil y rápidamente. Controlar los inventarios, desde las existencias y costos hasta el manejo de productos sustitutos para favorecer una mejor comercialización, incluyendo el

manejo de lotes, pedimentos y números de serie de los productos, así como las tallas y colores.

Todas las necesidades de facturación estarán cubiertas, ya sea que tenga que facturar de manera electrónica o impresa, el sistema lo realiza sin necesidad de aplicaciones adicionales y de acuerdo a las disposiciones fiscales vigentes.

Se tendrá seguridad y agilidad en el punto de venta con funciones como: cambio de precios, autorización de crédito en facturas, para una eficaz administración.

El sistema ofrece una cantidad ilimitada de folios de documentos y manejo del certificado de sello digital por serie o por sucursal.

1.5 Integración de módulos.

La paquetería de Aspel SAE nos ayuda a controlar el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa en forma segura, confiable y de acuerdo con la legislación vigente. Permite una administración y comercialización eficiente. Tal es el caso de la integración de sus módulos:

Clientes, facturación, vendedores, cuentas por cobrar, compras, proveedores, cuentas por pagar y estadísticas. Esta integración permite que la información se encuentre actualizada en todo momento. Nos ayuda en la generación de los reportes, estadísticas y gráficas de alto nivel y, lo más importante, es que permite interactuar con los demás sistemas de la línea Aspel para lograr una completa integración de procesos. Es decir, controla desde los documentos hasta la operación en sí, por ejemplo: facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones de venta, agendas, pagos con tarjeta de crédito o débito, facilitando la conciliación por formas de pago.

Al utilizar esta integración de operaciones podemos obtener muchos reportes,

como:

• Saldos de clientes y pronóstico de cobranza.

• Acumulados de ventas.

• Productos más vendidos.

1.6 Manejo de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

Aspel SAE, en el módulo cuentas por cobrar y por pagar, ofrece nuevas longitudes en el nombre y dirección, con lo que seguro se cubrirán las necesidades de información.

Elaboración, seguimiento y reportes de resultados de campañas de ventas y telemarketing: consulta del avance de las campañas, estado de atención a los clientes, desempeño de los ejecutivos de venta, entre otros.

Cuenta con proceso de interfase con Aspel-COI, para tener una cuenta contable por cada cliente y por cada proveedor, clasificados como activo, suspendido o moroso, en el caso de clientes.

Es posible clasificar a los clientes en matriz o sucursal, lo cual permite obtener reportes como: estado de cuenta general y detallado, consolidado por matriz o de forma individual por sucursales, incluye manejo de crédito para clientes, sólo para los clientes que se maneja crédito en la captura de facturas se les permitirá esa forma de pago; en el caso de clientes con pago de contado, NO se graba el documento de venta hasta que el documento haya sido pagado.

Nueva clasificación de formas de pago para que al registrar pagos sólo se presenten los conceptos de pago así definidos:

• Por vendedor o zona de venta.

• Por su situación crediticia.

Reportes de estado de cuenta general y detallado, consolidados y ordenados por matriz. Control de cobranza: documentos a revisión, documentos por cobrar, abonos por periodo. Antigüedad de saldos y pronóstico de cobranza, uso de tipo de moneda.

Así mismo, en la sección de proveedores y cuentas por pagar se puede tener un

expediente único, integración con estados de cuenta, antigüedad de saldos e información de compras, entre otros.

1.     Datos generales del proveedor: la longitud es amplia para la razón social y dirección, con lo que seguro se satisfacen las necesidades de información.

2.     Manejo de crédito para proveedores, desde la compra se identifica su estatus y dependiendo del mismo es el manejo en el pago al contado o crédito.

3.     Interfase con Aspel-COI, permite una cuenta contable por cada proveedor y con Aspel BANCO, ahora el sistema “marca” o identifica si el movimiento fue generado por Aspel-BANCO.

4.     Captura de emisión de pagos, en la cual se permite pagar varios documentos de un proveedor con un sólo concepto.

5.     Historial crediticio con el proveedor, estado de cuenta general, estado de cuenta

detallado, resumen de movimientos, pronóstico de pagos, antigüedad de saldos, autorización de pagos, entre otros.

6.     Selección de emisión de información en la moneda en la que se generó el documento, control de anticipos, división de cargos y suspensión de compras.

1.7 Periodicidad de respaldos

Para salvaguardar la información, asegurar la integridad y disponibilidad de la misma, se cuenta con los respaldos automáticos de los sistemas Aspel que programa la generación automática del respaldo de la base de datos y/o archivos de configuración, de esta manera siempre se tendrá un respaldo confiable de la información de la empresa. Se pueden programar los respaldos con alguna de las siguientes periodicidades: de forma diaria, semanal, mensual o con la periodicidad que se requiera.

Para concluir el tema de Aspel hemos visto que el contar con herramientas accesibles en el uso de cualquier paquetería contable, nos ayuda en el desarrollo del trabajo, facilita los registros contables dando el tiempo para poderlo asignar a la operación de la empresa. El contar con un debido sistema de administración y contabilidad nos da la certeza de poder tomar decisiones correctas y oportunas, podemos contar con reportes que nos vayan guiando en la misma operación. Como cualquier otro sistema es muy importante el que se cuente con las versiones actualizadas, se de la capacitación necesaria a los empleados y se mantenga respaldada la información de una manera automática y segura.

Bibliografía

• Aspel. http://www.aspel.com.mx/

• Aspel (2013) Aspel SAE 5.0 ¿Qué es y cómo funciona? Video de YouTube obtenido de http://www.youtube.com/watch?v=z-Tqnd8fIus

• García, J. A. (2013) Aspel SAE 5.0 Consejos y recomendaciones. Video de YouTube obtenido de http://www.youtube.com/watch?v=3PNfFxxf9oA